Kommunikationsplan – så skapar du en tydlig plan för hela teamet
- Analytics Exceed
- 6 days ago
- 6 min read
En kommunikationsplan kan verka enkel, men den är en av de mest avgörande delarna av en lyckad projektplanering.
Utan tydliga riktlinjer för vem som ska kommunicera vad, när och via vilken kanal, riskerar ditt team att missa viktig information, kommunicera på fel ställe – eller i värsta fall fastna i onödigt dubbelarbete.
Här kan en välstrukturerad plan verkligen vara räddningen.
I den här guiden går vi igenom vad en kommunikationsplan är, varför den är så viktig, hur du skapar en i fyra enkla steg – och bjuder på en mall du kan kopiera och använda direkt i ditt eget projekt.
Innan du sätter igång – vet du vad en kommunikationsplan faktiskt är?
Kort och gott beskriver en kommunikationsplan hur viktig information i ett projekt ska delas med interna och externa intressenter. Det kan exempelvis vara kunder, kollegor, eller leverantörer.
Det handlar inte bara om var ni kommunicerar, utan också vem som ska ta emot vilken information, hur ofta, och via vilken kanal.
En bra kommunikationsplan ger dig svar på frågor som:
Vilka kanaler använder vi för olika typer av kommunikation?
Vad ska kommuniceras synkront (t.ex. möten) och vad kan hanteras asynkront (t.ex. e-post eller projekthanteringsverktyg)?
Vem är ansvarig för att skicka ut kommunikationen?
Vilka roller finns i projektet, och vem ska informeras när?
…en kommunikationsplan fungerar som projektets GPS – den visar vägen och ser till att alla i teamet rör sig i samma riktning.
Vad är inte en kommunikationsplan?
Det är viktigt att skilja på en projektkommunikationsplan och t.ex. en PR-plan eller marknadsstrategi.
Kommunikationsplanen handlar om hur ni som projektteam kommunicerar med varandra och med intressenter – inte om hur ni kommunicerar med externa målgrupper i medier eller sociala kanaler.
För att göra skillnaden extra tydlig:
En projektkommunikationsplan fokuserar på:
Intern kommunikation inom teamet
Dialog med projektägare och ledningsgrupp
Uppföljning och rapportering till nyckelintressenter
Däremot handlar PR och marknadsföring om:
Att skapa synlighet för varumärket
Kundkommunikation
Externa kommunikationsinsatser
Genom att hålla isär dessa två områden säkerställer du att projektets interna kommunikation inte blandas ihop med den externa varumärkesstrategin.
Men inga bekymmer – vi guidar dig genom båda!
Först visar vi hur du bygger en intern kommunikationsplan för smidigt teamarbete.
Sedan ger vi dig en separat mall för extern kommunikation, så du får bästa möjliga verktyg för båda ändamålen.
Varför behövs en kommunikationsplan?
Utan en kommunikationsplan:
Riskerar era teammedlemmar att kommunicera i fel kanal eller missa viktiga uppdateringar.
Uppstår onödig förvirring och dubbelarbete.
Tappar ni tid på att leta efter information som borde vara lättillgänglig.
Å andra sidan, med en tydlig plan:
Vet alla var de ska kommunicera och när.
Får rätt personer rätt information i rätt tid.
Skapas tydlighet, samarbete och tempo i projektet.
Men låt oss ta en närmare titt på de konkreta fördelarna en kommunikationsplan ger dig och ditt team:
1. Mindre app-hopp och färre missförstånd
Enligt en undersökning av Asana byter den genomsnittliga kunskapsarbetaren mellan 10 olika appar – upp till 25 gånger per dag.
Det är mycket tid som dina medarbetare kan dedikera åt värdeskapande arbete.
En kommunikationsplan hjälper teamet att veta var de ska kommunicera – så att ingen behöver leta i Slack, inkorgen och Drive för att hitta rätt dokument eller uppdatering.
2. Bättre samarbete och trygghet i kommunikationen
Samarbete är ingen självklarhet – särskilt inte i distribuerade eller hybrida team.
Genom att tydliggöra hur och var ni kommunicerar, sänker ni tröskeln för att ta kontakt och delar en gemensam spelplan.
Det skapar också trygghet: alla vet vad som förväntas, när de ska höra av sig och vilka forum som gäller för olika frågor.
3. Mindre dubbelarbete och fler timmar på riktigt arbete
Utan en tydlig plan spenderar medarbetare i snitt 60 % av sin tid på "work about work" – som att leta efter dokument, vänta på godkännanden eller fråga om uppdateringar.
En kommunikationsplan gör det tydligt var information finns och minskar risken att något görs två gånger.
Så skapar du en intern kommunikationsplan i 4 steg
Att skapa en kommunikationsplan behöver inte vara komplicerat. Följ de här stegen för att komma igång:
1. Välj era kommunikationskanaler
Vilka verktyg använder ni för olika typer av kommunikation?
Det här är ett grundsteg som minskar både osäkerhet och missförstånd.
Tänk igenom:
Vad lämpar sig bäst för snabba frågor? (t.ex. Slack)
Vad ska dokumenteras mer formellt? (t.ex. projektverktyg eller mejl)
Vilka kanaler är tillgängliga för externa parter?
Exempel på kanalval:
Exempel: Kommunikationsstruktur för ett internt projektteam
Kommunikationskanal | Användningsområde | Frekvens | Ansvarig |
Slack | Daglig snabbkommunikation | Löpande | Alla |
Asana | Uppgiftshantering & statusuppdatering | Veckovis | Projektledare |
Google Meet | Veckomöten | Måndagar kl. 10 | Teamlead |
Google Drive | Dokumentation | Vid uppdateringar | Alla |
2. Sätt er kommunikationsschema
Hur ofta skickar ni olika typer av information? Till vem?
Det kan handla om:
Dagliga eller veckovisa statusuppdateringar i projektverktyget
Månadsvisa teammöten
Milstolpsuppdateringar till ledningen
Spontana check-ins eller retrospektiv
Ett tydlig schema skapar förutsägbarhet och sänker stressnivån i teamet.
Kommunikationsfrekvens – hur ofta behöver ni kommunicera?
Exempel på kommunikationsschema vid internt förändringsarbete
Typ av kommunikation | Innehåll | Målgrupp | Frekvens |
Veckomail från projektledare | Status, viktiga datum | Alla medarbetare | Fredagar |
Ledningsmöte | Eskaleringar & beslut | Ledningsgruppen | Varannan vecka |
Frågestund på teams | Öppna frågor från personalen | Alla | Varje månad |
Intranätuppdatering | Nyheter, vanliga frågor (FAQ) | Alla | Vid behov |
3. Planera er stakeholder-kommunikation
Tydliggör hur ni håller projektets intressenter uppdaterade.
Det är stor skillnad på vad ett teammedlem behöver veta jämfört med en projektägare eller kund.
Exempel:
Projektteamet – daglig kontakt i Asana
Projektägare – veckovisa uppdateringar via mejl
Externa partners – uppdateringar vid större milstolpar
Tips: Skapa en kommunikationsmatris där ni tydligt listar varje målgrupp, vad de ska informeras om och hur ofta.
4. Dela planen – och håll den uppdaterad
Kommunikationsplanen ska vara tillgänglig för alla i projektet. Lägg den där ni samlar övrig dokumentation, till exempel i ert projekthanteringsverktyg eller i Drive.
Uppdatera planen när något förändras – t.ex. när ni byter kanal, lägger till en ny roll eller ändrar rapporteringsfrekvensen.
Tips: Gå igenom kommunikationsplanen som en punkt på varje retrospektiv eller större projektmöte.
Så skapar du en extern kommunikationsplan i 4 steg
1. Definiera era mål och målgrupp
För att skapa en effektiv kommunikationsplan måste ni börja med att noggrant definiera era mål och målgrupper.
Mål – Använd SMART-metoden
Ett sätt att sätta tydliga och mätbara mål är genom SMART-metoden, som gör att ni kan definiera mål som är:
Specifika: Tydliga och detaljerade. Exempelvis istället för "öka varumärkeskännedom", sätt ett mål som "öka kännedomen om den nya produkten bland branschfolk under nästa kvartal".
Mätbara: Målens framgång ska kunna kvantifieras. "Att nå 10 000 följare på Instagram inom sex månader" är ett exempel på ett mätbart mål.
Uppnåeliga: Realistiska och genomförbara med de resurser och den tid som finns tillgängliga.
Relevanta: De ska bidra till att nå organisationens övergripande mål.
Tidsbestämda: Ha en tydlig deadline så att ni kan mäta framsteg och hålla fokus.
Målgrupp – Mer än bara demografi
Det räcker inte att definiera målgruppen efter ålder och kön. För att skapa relevant och engagerande kommunikation måste ni även förstå målgruppens intressen, beteenden, behov och utmaningar.
Några frågor att fundera över:
Vad är målgruppens största utmaningar?
Vad uppskattar de? Är de intresserade av hållbarhet, teknik eller hälsa?
Vilka plattformar spenderar de tid på?
Exempel på kommunikationsplan för extern lansering:
Kanal | Aktivitet | Datum | Budskap | Mål |
E-post | Utskick #1 (teaser) | 3 April | Spara 5 timmar i veckan med vår nya lösning | Öppningsgrad 35% |
Inlägg från VD | 5 April | Personlig berättelse om varför vi byggt tjänsten | 20 kommentarer | |
Blogg | Gästinlägg | 7 April | Case study med kund | 500 visningar |
E-post | Påminnelse + CTA | 10 April | Sista chansen att boka demo | 10 bokade möten |
2. Välj kommunikationskanaler och skapa ett tydligt budskap
Valet av kommunikationskanaler är avgörande. Sociala medier, e-post, bloggar, pressmeddelanden – alla dessa kanaler har sina egna styrkor och når olika delar av er målgrupp. Kombinera kanaler för att maximera effektiviteten.
3. Tidplanering och aktivitetssekvensering
Tidsplaneringen och ordningen på aktiviteterna kan vara avgörande för hur väl ert budskap når fram. Se till att skapa en redaktionell kalender och schemalägg kommunikationsaktiviteter med tydliga deadlines och prioriteringar.
4. Mät resultatet
Mätning är avgörande för att förstå effekten av er kommunikationsplan. Genom att definiera Key Performance Indicators (KPIs) kan ni mäta effektiviteten och identifiera förbättringsområden.
Exempel på KPIs:
Om målet är ökad varumärkeskännedom kan ni mäta sociala medier-interaktioner eller trafik på hemsidan.
För lead-generering kan ni mäta antalet nyhetsbrevsprenumerationer eller antal inkomna förfrågningar.
Analysera regelbundet de data som samlas in för att justera planen vid behov.
Mall: Kommunikationsplan
Här är ett enkelt exempel på hur du kan strukturera en kommunikationsplan:
Vanliga misstag att undvika
Planen är för komplicerad.
Håll det enkelt. Fokusera på det som faktiskt används i praktiken.
Planen glöms bort efter kickoff.
Gör den levande. Gå igenom och uppdatera den regelbundet.
Ingen vet var den finns.
Länka den från projektets startsida eller arbetsyta.
Alla kommunicerar med alla – om allt.
Definiera tydligt vem som ska kommunicera vad, till vem och hur.
Sammanfattning: Sätt rätt förväntningar från start
En kommunikationsplan kanske inte löser alla problem i ett projekt – men den förebygger många. Genom att tydliggöra vem som ska informeras, om vad, hur ofta och via vilken kanal skapar du arbetsro, tempo och trygghet i projektet.
“Ett bra riktmärke: rätt person, rätt information, rätt tid, rätt plats.”
